Referat 2013 (Bestyrelsesmøde):

Herunder kan referater læses fra de sidste 05 afholdte Gårdlaug bestyrelsesmøder i 2013:

November 2013 (26-11-2013)

Oktober 2013 (29-10-2013)

September 2013 (26-09-2013)

August 2013 (28-08-2013)

Juni 2013 (18-06-2013)

Referat 2013 (Bestyrelse)

Herunder kan ses afholdte og planlagte bestyrelsesmøder i gårdlauget for 'Kertemindegaarden':




26. NOVEMBER 2013

REFERAT - GÅRDLAUG BESTYRELSESMØDE:

Referat af bestyrelsesmøde gårdlauget Kertemindeården - 26. november 2013, kl. 19.30-22.30 (uge 48).

(Referat kan downloades for printervenlig PDF-fil - klik her )

Tilstede var:

• AB Kertemindegade 1/Vordingborggade 3 v/ Berle Sodborg.
• AB Kertemindegade 3- 11/Strandboulevarden 149 v/ Louise Vammen Henriksen.
• EF Østerbrogade 156/Strandboulevarden 151 v/ Bent Jacobsen.
• AB Østerbrogade 148/Vordingborggade 1 v/ Lotte Petersen.

Fraværende:

• AB Østerbrogade 150 v/ Sanna Klein Hedegaard Hansen.
• AB Østerbrogade 154 v/ Nicolai Neergaard.
• AB Østerbrogade 152 v/Annette Messerschmidt.

Tidsrum: 19.30 – 22.30.


Dagsorden:

1. Opfølgning på gårdmand.
2. Opfølgning på budget 2014.
3. Forslag til placering af tæppebankestativ.
4. Forslag til tørrestativ.
5. Indsamling af husordner.
6. Evt.
7. Næste møde.


Ad 1) - Opfølgning på budget 2014:
Mail fra Martin Leth Hansen/Helle Gregersen, Boelskifte Administration A/S, med svar på vores spørgsmål blev gennemgået og sammenholde med Budget 2014.

Bent undersøger med advokat hvordan og hvorledes omkring ansvarsforsikring for gårdlauget.

Budget 2014 blev vedtaget med opkrævning af gårdydelse på kr. 15,00 pr. m² pr. måned, med første opkrævning pr. 01-02-2014.

Budget fremsendes til alle i bestyrelsen onsdag den 27-11-2013 for videresendelse til deres respektive bestyrelser.
Bent vil gerne have ført til referat, at han mener det er forkert at vi begynder at opkræve inden vi har fået overdraget gården. De resterende tilstedeværende fra bestyrelsen er af anden mening.

Ad 2) - Opfølgning på gårdmand Fejemaskine:
Fejemaskinen som Kertemindegade ejer, vil ikke automatisk blive en del af fællesgården grundet risiko for vedligeholdelsesomkostninger m.v.

Jens som gårdmand: Jens Panduro overvejede vores forslag om at få ham som gårdmand, forslog i stedet Brdr. Sindby (Kristoffer).

Kristoffer: Louise havde aftale med Kristoffer fra Brdr. Sindby fredag d. 23. november 2013. Han meldte sig desværre syg. Louise har sendt en mail til dem for ny dato inden jul.

Ønske om tilbud fremsendes til God service ApS af Berle.

Ad 3) - Administratoraftale:
Administrationsaftale blev fremvist på computer og gennemgået.
Nicolai spørges omkring hvorvidt det er normalt med de 3 % jf. aftalens § 2.
Berle spørger Boelskifte omkring enkelte spørgsmål; nyhedsbreve, indkaldelse til generalforsamling, kigge-adgang til bank og eksempel til dagsorden for indkaldelse.

Ad 4) - Forslag til placering af tæppebankestativ:
Nicolai har i mail af 25. november 2013 tilkendegivet at tæppe bankestativet kan fint stå hos dem.
Det er ca. 2. meter bredt.

Lotte kontakter LvD for at høre omkring regler om underlag for tæppebankestativ som gyngestativ, grundet erstatningsansvar/forsikring.

Ad 5) - Forslag til tørrestativ:
Lotte kontakter LvD kontaktes for at høre omkring tørrestativer i "Det gule hjørne" og ved Kertemindegade (den anden ende af gården).

Ad 6) - Indsamling af Hus-/Ordensreglement:
Lotte har fremsendt mail omkring indsamling af husordener/ordensreglement. Frist for aflevering d. 5. december 2013. Tak til Lotte for godt initiativ.
De andelsboligforeninger/ejendomme, som ikke indleverer husordener rettidigt forpasser muligheden for at yde indflydelse på udkastet.

Ad 7) - Juletræ:
Bestyrelsen har godkendt at for vinteren 2013 må juletræer på fødder sættes frem i gåden - dog efter aftale med de håndværkere som arbejder på området.

Ad 8) - Evt.:
Ingen input.

Ad 9) - Dato for næste møde:
Torsdag den 30. januar 2014, kl. 19.00 (uge 5), hos Sanna.
Alternativt hos Annette - eller i kælderen Vordingborggade 3 (Berle). Sted oplyses senest 28. januar 2014 via mail.


Referent:
Lotte Petersen 26/11 2013 og Berle 27/11 2013.


[ Retur til TOP ]



29. OKTOBER 2013


REFERAT - GÅRDLAUG BESTYRELSESMØDE:


Referat af bestyrelsesmøde gårdlauget Kertemindeården – 29. oktober 2013, kl. 19.30-21.15 (uge 44).

(Referat kan downloades for printervenlig PDF-fil - klik her )

Tilstede var:

• A/B Kertemindegade 1/ Vordingborggade 3 v/ Berle Sodborg.
• A/B Østerbrogade 150 v/ Sanna.
• A/B Kertemindegade 3- 11 / Strandboulevarden 149 v/ Louise.
• A/B Østerbrogade 148 / Vordingborggade v/ Lotte Petersen.

Fraværende:

• A/B Østerbrogade 154 v/ Nicolai Neergaard.
• A/B Østerbrogade 152 v/Annette Messerschimidt.
• E/F Østerbrogade 156 / Strandboulevarden 151 v/ Bent Jacobsen.

Tidsrum: 19.30 – 21.15.


Dagsorden:

1. Budget 2014.
2. Administrator.
3. Gårdmand.
4. Evt.
5. Næste møde.


Ad 1) - Budget 2014:
Berle har lavet et stort stykke arbejde med opstilling af arbejdsopgaver og budget. Dette blev fremlagt og de enkelte punkter gennemgået og diskuteret.
Oversigt over arbejdsopgaver for 'gårdmand'/vicevært blev fastlagt på baggrund af modtaget tilbud fra Akrobaterne Ejendomsservice. Tilbuddet indeholder mange flere opgaver, end bestyrelsen mener en 'gårdmand'/vicevært skal varetage det første år (2014). Tilbuddet lyder på 60 tkr. Tilbuddet inkluderer ikke snerydning og anlægsgartner. Berle har været i dialog omkring reduktion af arbejdsopgaver og pris. Nyt tilbud er modtaget, udgørende 51 tkr. Bestyrelsen har besluttet at undersøge 2 øvrige muligheder for en 'gårdmand'/vicevært, se nedenstående punkt 3.
Punkter som bl.a. storskraldsrum, estimeret omfang af snerydning, anslået forbrug på småanskaffelser blev drøftet.
Valg af administrator blev diskuteret, jf. nedenstående punkt 2.

Ad 2) - Administration:
Berle har forespurgt tilbud fra flere administratorer, men flere afslag grundet at der er mange administratorer der ej vil administrere gårdlaug.
Flere AB-foreninger og gårdlaug på Østerbro benytter Boelskifte Administration. Berle har indhentet tilbud fra Boelskifte Administration, der har givet et uforpligtende tilbud på 28 tkr. inkl. moms for administration af diverse rådgivningsopgaver, bogføring, kommunikation med bestyrelse, deltagelse på generalforsamling m.v.
Bestyrelsen accepterer tilbuddet. Website: www.boelskifteadministration.dk.

Tilbud om opstilling og udarbejdelse af årsrapport foretaget af Boelskifte Administration er oplyst til 7 tkr. inkl. moms.
Bestyrelsen accepterer tilbuddet.

Ad 3) - Gårdmand:
Jf. ovenstående punkt 1 blev 'gårdmand'/vicevært diskuteret.
Berle sender Louise specifikation af opgaver, som bestyrelsen ønsker der skal foretages af 'gårdmand'/vicevært . Se bilag for ”specifikation af arbejdsopgaver”, (pkt. ’A’ og ’B’).
Berle fremsender mail til Boelskifte Administration med forespørgsel om hvorvidt, de vil være interesseret i at være 'gårdmand'/vicevært i Kertemindegården. Specifikation af arbejdsopgaver, som bestyrelsen ønsker der skal foretages af 'gårdmand'/vicevært medsendes som bilag til brug for afgivelse af pris på evt. job som 'gårdmand'/vicevært. Se bilag for ”specifikation af arbejdsopgaver”, (pkt. ’A’ og ’B’).
Louise fremsender mail til Jens Panduro med forespørgsel om hvorvidt, han vil være interesseret i at være 'gårdmand'/vicevært i Kertemindegården. Specifikation af arbejdsopgaver, som bestyrelsen ønsker skal foretages af 'gårdmand'/vicevært medsendes som bilag til brug for afgivelse af pris på evt. job som 'gårdmand'/vicevært. Se bilag for ”specifikation af arbejdsopgaver”, (pkt. ’A’ og ’B’).

Ad 4) - Evt.:
Berle vil gerne have ført til referat, at han har lagt ud for følgende 2 udgifter med reference til modtaget fakturaer:

• Køb af domain (kg2100.dk) og køb af service ’forward’, faktura nr. 1081868, 07-07-2013, kr. 243,75.
• Køb af service ’mailbox’, faktura nr. 1088748, 28-08-2013, kr. 258,75.
• Hosting af website, samt vedligeholdelse køres via Berle og der er derfor ingen udgifter.

I alt har Berle udlæg for beløb pålydende, kr. 502,50. Samlet udlæg afregnes til Berle i 2014, når Gårdlaugets økonomi er i drift.

Tak til Berle for det flotte forarbejde med budgettet og til Sanna for medbragt te :o)

Budgettet rundsendes bestyrelsen når de sidste tal snarest er på plads.
Med reference til byggemøde nr. 12 af 24-10-2013, ”… forventes færdiggørelse af fællesgård, medio februar 14. Dog vejrafhængig …”. Læs yderligere informationer på gårdlaugets web-site: www.kg2100.dk .

Ad 5) - Dato for næste møde:
Tirsdag d. 26. november 2013, kl. 19.30.
Som udgangspunkt hos Annette - ellers hos Sanna. Alternativt i bestyrelsesrum i kælder v/ Berle.
Lotte fremsender mail til fraværende foreninger.

Referent:
Lotte Petersen 29/10 2013 og Berle 30/10 2013.


[ Retur til TOP ]



26. SEPTEMBER 2013

REFERAT - GÅRDLAUG BESTYRELSESMØDE:


Referat af bestyrelsesmøde gårdlauget Kertemindeården – 26. september 2013, kl. 19.30-21.40.

(Referat kan downloades for printervenlig PDF-fil - klik her )

Tilstede var:

• A/B Kertemindegade 1/ Vordingborggade 3 v/ Berle Sodborg.
• A/B Østerbrogade 150 v/ Sanna.
• A/B Kertemindegade 3- 11 / Strandboulevarden 149 v/ Louise.
• A/B Østerbrogade 148 / Vordingborggade v/ Lotte Petersen.
• A/B Østerbrogade 154 v/ Nicolai Neergaard.
• A/B Østerbrogade 152 v/Annette Messerschimidt.

Fraværende:

• E/F Østerbrogade 156 / Strandboulevarden 151 v/ Bent Jacobsen.

Dagsorden:

1. Status – gårdprojektet
2. Husorden
3. Budget 2014
4. Administrator
5. Revisor
6. Gårdmand
7. SBS / Lone van Duur
8. Hjemmeside
9. evt.
10. Næste møde.


Ad 1) - Status - gårdprojekt:
Status på gennemgået. Konjekturerne kan nu anes. Muren ned mod Vordingborggade bibeholdes i den højde den har nu. Byggemødereferaterne bliver lagt på Gårdlaugets hjemmeside.

Ad 2) - Husorden:
Det blev aftalt at udskyde dette til et separat møde. Alle indhenter input til fra deres respektive foreninger. Berle, Lotte og Louise udgør husordenudvalget som kommer med et oplæg. Der ligger en standardhusorden på gårdlaugets hjemmeside.

Ad 3) - Budget 2014:
Berle har lavet budget. Dette blev diskuteret. Lotte og Berle sætter sig sammen og gennemgå dette, og kommer med et oplæg, som sendes rundt.

Ad 4) - Administration:
Berle indhenter tilbud. Beslutning udsat til næste møde.

Ad 5) - Revisor:
Berle indhenter tilbud. Beslutning udsat til næste møde.

Ad 6) - Gårdmand:
Der skal ansættes en gårdmand allerede fra 2014 til at holde orden i gården. Gårdprojektet står i 2014 for beplantningen.
Louise laver et oplæg/liste over hvad en gårdmand laver. Arbejdsopgaver. Louise sender listen rundt.

Ad 7) - SBS/Lone van Duur:
Gårdlauget vil gerne have Lone og Bjørk ud til et møde i gården en lørdag. Sanna koordinerer mødet, og giver besked rundt. Det skal være i løbet af oktober.

Ad 8) - Hjemmeside:
Berle har lavt en super hjemmeside, og omdelt en flyer som kan sættes op i opgangen. Berle sender flyer på mail.

Ad 9) - Evt.:
Ingen input.

Ad 10) - Næste møde:
Næste møde er d. 29. oktober, kl. 19.30, hos Anette.

Referent:
Nicolai Neergaard 26/09 2013

[ Retur til TOP ]



28. AUGUST 2013

REFERAT - GÅRDLAUG BESTYRELSESMØDE:

Referat af bestyrelsesmøde gårdlauget Kertemindeården – 28. august 2013, kl. 20.00-21.40.

(Referat kan downloades for printervenlig PDF-fil - klik her )

Tilstede var:

• A/B Kertemindegade 1/ Vordingborggade 3 v/ Berle Sodborg.
• A/B Østerbrogade 150 v/ Sanna.
• A/B Kertemindegade 3- 11 / Strandboulevarden 149 v/ Louise. Hanne har meddelt, at hun er udtrådt af bestyrelsen, hvorfor suppleant Louise indtræder i hendes sted.
• A/B Østerbrogade 148 / Vordingborggade v/ Lotte Petersen.
• A/B Østerbrogade 154 v/ Nicolai Neergaard.

Fraværende:

• E/F Østerbrogade 156 / Strandboulevarden 151 v/ Bent Jacobsen.
• A/B Østerbrogade 152 v/Annette Messerschimidt.
  

Dagsorden:

1. Vedtægterne.
2. Husorden.
3. Private anlægsarbejder.
4. Hjemmeside.
5. Budget / administrator / revisor.
6. SBS / Lone Van Deurs.
7. Evt.
8. Næste møde.

Ad 1) - Vedtægter:
Vedtægterne er gennemgået forud for mødet af alle. Der var ingen kommentar. Stiftelsesdokumentet blev underskrevet af alle fremmødte. Sanna får Bent og Annettes underskrifter, hvorefter Nicolai fremsender til SBS.

Ad 2) - Husorden:
Det blev aftalt at udskyde dette til et separat møde. Alle indhenter input til fra deres respektive foreninger.

Ad 3) - Private anlægsarbejder:
Langt de fleste foreninger skal have lavet kloakker. Køge Anlægsentreprise og Karsten Olesen Entreprise er efter det oplyste dem der forestår dette arbejde.
Der er problemer for Karsten Olesen Entreprise med at få adgang til den etablerede gennemgang til Kertemindegade. Gårdlauget opfordrede Ketermindegade 3-11 til at lade en dialog herom gå gennem SBS, og i øvrigt overlade det til gårdlauget eller SBS såfremt der er uenighed / konflikter med håndværkerne.

Ad 4) - Hjemmeside:
Berle har lavet et udkast til hjemmeside, som blev gennemgået. Hjemmeside hedder www.kg2100.dk. Alle informationer omkring gården er til rådighed på hjemmesiden. Alle var enige om, at det var et meget imponerende arbejde der var blevet lavet. Alle beboere opfordres til at orienterer sig på hjemmesiden. Referater vil fremover blive gjort tilgængelige på hjemmesiden. Det bliver undersøgt om der kan laves en fælles postkasse og tilmelding til nyhedsbrev.

Ad 5) - Budget / administrator / revisor:
Beslutningen omkring valg af administrator blev udskudt til næsten møde. På næste møde skal der også træffes beslutning om størrelsen af gårdafgift.
Der stilles efter at opkrævning af gårdafgift opkræves første gang pr. 1/1 2014 for at sikre en vis driftskapital i gårdlauget.
Beslutning om revisor træffes samtidig.

Ad 6) - SBS / Lone van Deurs:
Lone Van Deurs havde desværre meldt afbud til dagens møde. Lone indbydes til en snak. På Lones opfordring afholdes mødet når projektet er lidt længere i forløbet, og afholdes en lørdag formiddag. Det vil komme nærmere oplysninger /indkaldelse herom.
Der var generel tilfredshed med kommunikationen fra SBS /Lone van Deurs omkring fremdriften af gårdprojektet. Byggemødereferaterne må dog gerne komme hurtigere.

Ad 7) - Eventuelt:

Dansk Skraldesug:
Betaling til Dansk Skraldsug blev diskuteret. Nogen foreninger har betalt, andre ikke da det endnu ikke er set i drift.

Næste møde:
Næste møde er d. 26. september hos Anette.

Referent:
Nicolai Neergaard 28/08 2013


[ Retur til TOP ]



18. JUNI 2013

REFERAT - GÅRDLAUG BESTYRELSESMØDE:

Referat af bestyrelsesmøde gårdlauget Kertemindeården – 18. juni 2013 (Kl. 19.30-21.15)
(Referat kan downloades for printervenlig PDF-fil - klik her )

Til stede var:

A/B Kertemindegade 1 / Vordingborggade 3 (20 andelsboliger):
Berle Sodborg - 3171 6626 - andel@abf1990.dk eller berle@abf1990.dk

A/B Østerbrogade 150 (8 andelsboliger):
Sanna - 2845 9436 - dagensfisk@hotmail.com

Østerbrogade 156 / Strandboulevarden 151 (2 opgange):
Bent Jacobsen - 2070 5010 - hebeja@post.tele.dk

Kertemindegade 3- 11 / Strandboulevarden 149 (5 opgange / 58 lejligheder):
Hanne - 3177 2524 - hannebreyen@yahoo.dk og supp. Louise - louisevh@live.dk - 6015 8030

Østerbrogade 148 / Vordingborggade 1 (2 opgange /12 andel / 3 erhverv):
Lotte Petersen - 2529 3374 - lpetersen@kpmg.dk

Østerbrogade 152 (10 andel):
Annette Messerschimidt - 2627 9074 - Annettemesserschmidt@gmail.com

Østerbrogade 154 (9 andel):
Nicolai Neergaard – 4115 1444 - nicolai.neergaard@carlsberg.dk

Fraværende:
Ingen.

Dagsorden:
1. Konstituering af bestyrelse i henhold til vedtægternes §15.
2. Private anlægsarbejder.
3. Ønsker til gård.
4. Kommunikation ml. beboer.
5. Budget / administrator / revisor.
6. SBS / Lone van Duur.
7. Evt.
8. Næste møde.

Ad 1) - Konstituering af bestyrelse i henhold til vedtægternes §15:
I henhold til vedtægter konstituerede bestyrelsen sig som følger:
Berle som kasserer, Lotte som sekretær og Nicolai som formand.

Ad 2) - Private anlægsarbejder:
Flere foreninger skal have lavet private arbejder. Flere foreninger skal have lavet fugtsikring, dræn og kloakering. Flere foreninger har indhentet tilbud fra Køge Anlægsgartner. Der mangler en afklaring ift. hvorvidt der kan laves private arbejder af andre entreprenører end Køge entreprise. Lone Van Durs bedes kommentere dette, og oplyse hvorledes dette skal foregå. / Nicolai samler op herpå, og sender mail til Lone herom.
Der er en pointe i en fælles henvendelse til Køge Entreprise omkring private arbejder, for at få en god pris. Berle tilbyder at koordinere ift. at indhente tilbud fra Køge Entreprise samt 1-2 øvrige.

Ad 3) - Ønsker til gård:
Beplantning:
Der efterlyses mere konkret info omkring hvilken beplantning der skal sættes. Der skrives til Lone om hvornår der skal tages stilling til beplantning. Gårdlauget ønsker indflydelse herpå. Lone inviteres til møde med gårdlauet for at kunne forklare nærmere, så gårdlauget et kan komme input til beplantning.
Legesteder:
Der er ønsker om legeplads. Hvad er mulighederne og hvor skal den placeres? Der ønskes sandkasse, gyngestativ. Der er et ansvarsspørgsmål ifht. gyngestativer m.v. der skal undersøges nærmere. Det bør tænkes ind i forbindelse med etablering. Den snak tages med Lone på møde efter sommer.
Stole og borde:
Der ses hvad der er.

Ad 4) - Kommunikation ml. beboer:
Der kommunikeres forskelligt i de respektive foreninger. Nogen går det pr. mail eller pr. opslagstavle. Skal der etableres en webside? Berle kommer med oplæg til næste møde. De enklte bestyrelsesmedlemmer er ansvarlig for kommunikation til egen forening.

Ad 5) - Budget:
Berle har lavet oplæg / udkast til budget for 2013-2015, som blev gennemgået. Der skal vælges en administrator for gårdlauget samt revisor.
Næste gang skal der vælges administrator / revisor. Berle sende skema ud som kan bruges til indhentelse af tilbud på administration / revision.
Berle undersøge forhold omkring forsikring.

Ad 6) - SBS / Lone Van Durs:
Referat fra stiftende general forsamling mangler. Nicolai rykker herfor.

Ad 7) - Evt.:
Kertemindegade 3- 11 og Strandboulevarden 149:
informerede omkring overvejelser at gå til ekstern advokat for at undersøge forholdene omkring skraldesug nærmere og fordelingsnøgle.
Rotter:
Det er konstateret rotter ved skaldespandscontainer ved Kertemindegade 9. Kommunen er adviseret.
Skraldespandscontainer:
Der opfordres generelt til at holde orden i containerne. Der er set boxmadrasser o.lign. storskald sat ind i containerne! Endvidere opfordres alle til at sortere affald ift. kommunens retningslinjer, og vise hensyn til naboer m.v. der sortere affald, og ikke smide husholdningsaffald i containere der er markeret plastik eller metal, da dette ødelægger sorteringen.
Affald for erhverv i karreen:
Der skal etableres klare retningslinjer for erhverv i karreren om hvilket affald der kan smide i skraldesug m.v. , og hvilket affald erhverv selv har ansvar for at bortskaffe på genbrugsstation/egne opsatte containere.

Ad 8) - Næste møde:
Næste møde er:
28. august 2013. Lone van Dures inviteres til dette møde.
Møderækken er aftalt som følger:
26. september 2013.
29. oktober 2013.
Alle dage kl. 19:30 hos Annette.

Referent:
Nicolai Neergaard 18/06 2013


[ Retur til TOP ]